Inplementacija sistema za upravljanje dokumentima-pisarnica ULJP

Naziv: OPŠTINA HERCEG NOVI

PIB: 02008459

E-mail: zorica.begovic@hercegnovi.me

Telefon: 031/323-781

Fax: 031/323-781

Internet adresa: https://www.hercegnovi.me

Adresa: Trg Maršala Tita 2

Grad: Herceg Novi

Poštanski broj: 85340

-------------------------------------------------------------

OSNOVNI PODACI

Opis predmeta javne nabavke

Inplementacija sistema za upravljanje dokumentima-pisarnica ULJP

TEHNIČKA SPECIFIKACIJA PREDMETA NABAVKE

1. Specifikacija usluge | 1 ARHITEKTURA I DIZAJN SISTEMA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Sistem za upravljanje dokumentima (u daljem tekstu: Sistem, ili skraćeno sa engleskog jezika: DMS, Document Management System) treba da se sastoji od sljedećih funkcionalnih modula, pri čemu se ne insistira na korištenju navedenih imena modula niti tačnog redoslijeda u implementaciji, ali jednako insistira na postizanju svih navedenih funkcionalnosti: •Korisnički portal (Dashboard)

•Administratorski panel (uz ostale module koji omogućavaju unos važeće unutrašnje organizacije i sistematizacije radnih mjesta, odnosno njihovo uvezivanje sa individualnim zaposlenicima organa uprave)

•Pisarnica: Protokol predstavlja modul koji se odnosi na elektronsko vođenje protokola

•Upravljanje: modul koji se odnosi na elektronsko upravljanje dokumentima

•Arhiva: modul koji se odnosi na elektronsko upravljanje arhivskom građom

•Integra: modul za direktno integrisanje u Integrisani sistem UPRAVA4ME u Opštini Herceg Novi

•Porkom: modul za dvosmjenu komunikaciju sa modulima sistem Uprave TAX4ME (moduli Prirez porezu, Porez na nepokretnost, boravišna taksa, članski doprinos …)

Osnovne karakteristike sistema trebaju biti sljedeće: •Dostupan kao web aplikacija i da ima podršku za sve novije web pretraživače

•Posjedovanje centralizovane baze podataka i podrška za web servise

•Multijezičnost na korisničkom nivou - podrška za službene jezike u BiH (srpski, bosanski, hrvatski) i engleski (opcionalno)

•Mogućnost upravljanja korisničkim podacima koja podrazumijeva osnovne podatke korisnika, prava pristupa, korisničke role / grupna prava i izmjena jezika sistema

•Definisanje prava pristupa predmetu je potrebno omogućiti na više nivoa, odnosno na pristup predmetu i svim dokumentima koji se nalaze uz predmet, ali i na nivou pojedinačnog dokumenta, koji se nalazi uz određeni predmet. Potrebno je da se razlikuju prava na pregled, izmjenu ili brisanje samog predmeta/dokumenta, uz opciju prenosa vlastitih prava na drugog korisnika u slučaju odsustva, sa ili bez vremenskog ograničenja, te omogućiti i brisanje i poništavanje dijela ili svih prenesenih prava. uz obavezno nepromjenjivo i zaštićeno evidentiranje zapisa o prenosu prava; Lista prava po kategorijama i individualnim radnim mjestima, odnosno svih mogućih prava nad digitalnim predmetima, pojedinačnim dokumentima moraju biti dio tehničke dokumentacije Sistema

•Mogućnost kreiranja osnovnih i pomoćnih knjiga evidencije sa zasebnom numeracijom

•Podrška za multiprocesorske sisteme

•Osigurati visoku dostupnost Sistema

•Posjedovanje mogućnosti pridruživanja SSL certifikata

•Posjedovanje mogućnosti elektronskog potpisa dokumenata

•Sistem treba omogućiti štampanje dokumenata u formi u kojoj je to predviđeno postojećom regislativom (djelovodnik, izvještaja i sl.)

•Posjedovanje višeslojne arhitekture, čime se odvajaju nivoi skladištenja podataka, procesiranja i interfejsa

•Mogućnost unosa rokova za postupanje po svakom predmetu (zakonskog ili definisanog internim pravilnicima institucije ili internom odlukom ovlaštenog lica Korisnika), uz standardnu vrijednost rokova u skladu sa zakonom

•Sistem mora omogućiti integraciju sa softverskom komponentom za skeniranje kako bi se dokumenti mogli automatski skenirati iz aplikacije

•Sistem mora imati mogućnost izmjene dokumenata, uz punu funkciju kreiranja praznog dokumenta, finalizacije dokumenta, njegovog elektronskog potpisivanja i daljeg signiranja – prosljeđivanja u sistemu rada Korisnika •Mogućnost praćenja toka predmeta i definisanje vremenskih rokova za postupanje

•Skalabilnost, tj. sistem treba da ima mogućnost prilagođavanja - povećavanja i smanjivanja u skladu sa brojem korisnika i transakcija

•Fleksibilnost i prilagodljivost na jednostavan način

•Pouzdanost, čime se izvođenje zadatih operacija izvršava u datom vremenu i postojećim uslovima

•Interoperabilnost, čime se omogućava razmjena podataka sa drugim sistemima (Restfull API sa dokumentacijom, dijeljenje pristupa bazama podataka)

•Mogućnost korištenja sistema od strane svih korisnika

•Evidencija aktivnosti zaposlenih na Sistemu (npr. podaci o signiranju predmeta i druge aktivnosti u radu nad Sistemom, odnosno predmetima i individualnim dokumentima) 2 Pisarnica Pisarnica je programski modul integralnog Sistema za upravljanje dokumentima i predstavlja centralnu i najvažniju tačku Sistema, preko koje se obavlja digitalni prijem i otprema zahtjeva i rješenja (ako je sistem digitalnog potpisa i pečata uveden), odnosno gdje se vrši konverzija iz papirnog u bezpapirni oblik u prijemu procesom skeniranja, odnosno obrnuto na otpremi procesom štampanja (ako nije implementiran sistem digitalnog potpisa i pečata). Pisarnica treba da predstavlja modul sistema koji omogućava upravljanje predmetima, na svim osnovama (kreiranje, izmjena, brisanje). Pri kreiranju predmeta, sistem automatski zaprima broj (vrijednost se resetuje na vrijednost 1 na prelasku u novu godinu 01.01.), tj. oznaku, na osnovu broja odjela ili organizacione jedinice, klasifikacione oznake, rednog broja i godine. Klasifikacija predmeta treba da se vrši u skladu sa propisanom Listu kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja odobren od strane Arhiva Srpske. Broj predmeta ne treba biti fiksan i može biti promjenljiv u odnosu na organizaciju institucije i dodatne zahtjeve klijenta. Kreiranje predmeta mora sadržavati sljedeće podatke o subjektu predmeta (fizičko ili pravno lice): •Ime i prezime fizičkog lica, odnosno ime pravnog lica

•JMBG ili ID broj

•Adresa (ulica, mjesto, entitet, država) prebivališta fizičkog lica, odnosno registracije pravnog lica

•Klasifikacionu oznaku predmeta

Zaprimljeni predmet/akt, pri svom kreiranju na pisarnici, osim broja protokola, mora dobiti vrijednosti sljedećih atributa:

•Datum kreiranja predmeta

•Registar u koji se zavodi predmet: Djelovodnik predmeta i akata, Upisnik UP1, Upisnik UP2, Knjiga lične pošte, Knjige posebne evidencije (po potrebi korisnika sistema mogu se kreirati i druge)

Predmete je potrebno pretraživati po svim unesenim parametrima, kao što je gore navedeni broj predmeta, naziv, datum kreiranja, klasifikaciona oznaka, odjel, organizaciona jedinica, stranka itd. Traženi predmet je potrebno moći vrlo lako izmijeniti ili obrisati u zavisnosti od prava koje korisnik posjeduje. Sistem treba da omogućava rad sa strankama vezanim za predmete, što obuhvata pretragu, pregled i izmjenu osnovnih informacija. Potrebno je omogućiti i pretragu predmeta na osnovu stranke, gdje se uočavaju aktivnosti te stranke. Korisnik treba da ima uvid u predmete koji čekaju na njegovu akciju, predmete kojima ističe rok, kojima je istekao rok, završene predmete i predmete o kojima je obavješten. Nad predmetima koji čekaju na njegovu akciju, korisnik treba moći izvršiti neku od predefinisanih akcija u zavisnosti od statusa predmeta i njegovih privilegija unutar sistema koje zavise od njegove pozicije unutar institucije. Kreiranjem akcije nad predmetom, korisnik prosleđuje taj predmet drugom korisniku u zavisnosti od akcije koju je kreirao nad predmetom, kao i organizacije i hijerarhije institucije. Sistem treba da posjeduje mogućnost izmjene procedura i poslovnih pravila tokom rada sistema, bez potrebe za zaustavljanjem rada aplikacije, tako da se akcije koje se mogu izvršiti nad predmetom, kao i tok predmeta, mogu vrlo lako izmijeniti po potrebama institucije. Akcije za rad nad predmetom: •Promjeni putanju predmeta (standardno, prati se zadata putanja iz administracije; ove izmjene može praviti samo lica sa posebnim ovlaštenjima, uglavnom rukovodioci organizacionih jedinica i eventualno zaposlenici Pisarnice)

•Delegiraj predmet (dodjeljuje se voditelj postupka, omogućava se vidljivost predmeta i drugim licima po potrebi, koja bi mogla biti uključena u njegovo rješavanje)

•Mogućnost prilaganja dokumenta (skeniranjem direktno kroz aplikaciju), •Mogućnost obavještavanja putem email-a lica kojem je predmet delegiran,

•Arhiviraj predmet (ako je predmet zaključen i ako su ispunjeni i drugi zakonom definisan uslovi)

Za svaki predmet neophodno je da postoji Istorija predmeta po sljedećim kategorijama: •Kretanje predmeta (zaposlenici, sa datumom zaprimanja i otpremanja)

•Kretanje predmeta po organizacionim jedinicama

•Popis akcija nad predmetom, sa tačnim datumom akcije i zaposlenika koji je izveo akciju (npr. kreiranje predmeta, klasifikacija, prosljeđivanje, donošenje rješenja, mišljenje organizacione jedinice, odobrenje rukovodioca organizacione jedinice, provedena kontrola, i dr.).

Prilikom kreiranja akcije, korisnik treba da ima mogućnost prilaganja elektronskih dokumenata vezanih za predmet ili akciju koju kreira nad tim predmetom. Sve dokumente korisnik treba da ima mogućnost direktnog pregleda bez potrebe za preuzimanjem. Izvještavanje o predmetima potrebno je omogućiti po fazama obrade predmeta, izvještavanje po organizacionim jedinicama i pojedinačnim korisnicima. Statističko izvještavanje potrebno je omogućiti po statusu predmeta, organizacionoj jedinici i pojedinačnim korisnicima. To se odnosi na efikasnost obrade predmeta i vremena proteklog od trenutka zaprimanja predmeta na protokolu do njegovog rješavanja i/ili arhiviranja. Arhiviranje predmeta je potrebno vršiti automatski po pravilima arhivskog poslovanja, voditi evidenciju arhivskih knjiga pomoću kojih se grupišu predmeti po organizacionoj jedinici i/ili klasifikacionoj oznaci i godini, voditi evidenciju o roku čuvanja u registratorima sa podatkom gdje se on nalazi u arhivi. Sistem treba da podržava sekvencijalne i paralelne procedure koje omogućavaju mehanizme odobravanja i distribucije dokumenata prema različitim organizacionim jedinicama kroz posebne procedure. Sistem treba da omogući automatsko prepoznavanje duplih unosa. Tokom unosa naziva predmeta, stranke ili referentnog broja, sistem treba da automatski pretražuje bazu podataka i indicira da li postoje unosi u sistemu sa već navedenim parametrima. To će omogućiti prepoznavanje duplih unosa upravo prilikom kreiranja novog predmeta, te može biti informacija uposlenicima koji rade na obradi predmeta da li navedeni predmet već postoji i da li se radi o potencijalnom duplom unosu. Digitalizacija papirne dokumentacije: •Potrebno je omogućiti jednoznačno označavanje i digitalizaciju papirnatih dokumenata;

•Jednostavno manipuliranje sa dokumentima koji sadrže veći broj stranica, poput pronalaženja, zamjene, prikupljanja, zumiranja, dijeljenja, rotiranja, i sl.;

•Mogućnost OCR-a cijelog teksta (Full text OCR);

•Direktan unos skeniranih dokumenata u aplikaciju; 3 Arhiva DMS arhiv predstavlja modul sistema koji služi za upravljanje dokumentima iz arhivske građe. Osnovna karakteristika je pridruživanje određenog skupa metapodataka predmetima i pojedinačnim dokumentima, koji se dalje organizuju po direktorijumima. Broj direktorijuma je bez ograničenja. Pridruženi metapodaci treba da se koriste u naprednim pretragama i izvještavanju. Korisnik treba da ima mogućnost dijeljenja dokumenta sa određenim korisnicima ili grupom korisnika i određivanje prava pristupa dokumentima. Sistem treba da ima mogućnost pretrage dokumenata po svim parametrima. Potrebno je omogućiti integracije dokumenata sa proizvoljnim procedurama u okviru modula predmeta. 4 Izvještaji Izvještavanje iz Sistema za upravljanje dokumentima mora imati mogućnost tabelarnog - statističkog i u određenoj mjeri grafičkog prikaza, minimalno po sljedećim kriterijima: •po vrsti posla (upravni postupak, ostali akti, klasifikacione oznake i sl.)

•po organizacijskim jedinicama / oznakama

•po individualnim zaposlenicima

•po vremenu rješavanja

Statistički izvještaji bi trebali da se mogu izvući za proizvoljan period ili stanje na definisani datum, minimalno za sljedeće:

•po organizacijskoj jedinici, •po stranci,

•po broju predmeta, stepenu riješenosti (status)

•po broju otpremljenih akata

•po broju novootvorenih predmeta

•informacija o prosječnom vremenu rješavanja po vrsti predmeta,

•informacija o prosječnom vremenu rješavanja po organizacijskoj oznaci

•informacija o prosječnom vremenu rješavanja po zaposleniku

•informacija o zaduženosti predmeta po zaposleniku individualno i po organizacionim jedinicama svih nivoa uz osnovnu statistiku: broj zaduženih predmeta, broj predmeta u rješavanju u roku, van roka, i dr.

•informacija o broju promjena u predmetu, koje je uradio određeni uposlenik i organizacijska jedinica/oznaka 5 Metapodaci Lista metapodataka treba se utvrditi sa Korisnikom –u toku implementacije i navesti u dokumentaciji koja će biti dostavljena. Unos metapodataka, za koje se utvrdi da su esencijalni ili su neophodni za funkcije izvještavanja, moraju biti obavezne za unos – po mogućnosti iz padajućeg menija radi uniformnosti unosa i izvještavanja. Lista metapodataka, vezanih za predmete i pojedinačne dokumente i akte u sklopu predmeta, ili samostalne dokumente i akte, mora opisati minimalni skup podataka, kako slijedi: Redni broj predmeta

Identifikacioni broj predmeta

Šifra klasifikacione pretrage

Datum kreiranja predmeta

Period u kojem je kreiran predmet

Podaci o podnosiocu predmeta (JMBG) – fizičko lice

Podaci o podnosiocu predmeta (prezime, ime roditelja, ime) – fizičko lice

Podaci o podnosiocu predmeta - adresa

Podaci o podnosiocu predmeta (JIB) – pravno lice

Podaci o podnosiocu predmeta (Naziv podnosioca) – pravno lice

Ime zaposlenika koji je radio na predmetu

Naziv predmeta/zahtjeva

Zakonski rok rješavanja

Predmeti riješeni u zadatom interval

Konačni statusi: Postupak obustavljen

Odbačen

Odbijen

Uvažen

Ostali podaci: •Izjavljena žalba

•Novo rješenje doneseno

•Novo rješenje nije doneseno

•Odluka izmijenjena po žalbi

•Podnosilac obaviješten o prekoračenju roka

•Pokrenut upravni spor

•Poseban ispitni postupak

•Rješenje dostavljeno u roku

•Rješenje dostavljeno van roka

•Rješenje izvršeno

•Rješenje nije izvršeno

•Rješenje potvrđeno

•Skraćeni postupak

•Staro rješenje odbačeno

•Staro rješenje poništeno

•Staro rješenje ukinuto

•Tužba nije riješena

•Tužba odbačena

•Tužba odbijena

•Tužba usvojena

Ostali podaci – Postupak obustavljen

Ustupljeno drugom organu

Vanredna pravna sredstva - poništeno

Vanredna pravna sredstva – ukinuto

Naplaćena administrativna taksa

Oslobođeno od plaćanja administrativne takse

Arhivirani u intervalu

Period čuvanja u arhivi ističe za: -”

Lokacija predmeta u fizičkoj arhivi (stalaža, polica, registrator)

Period arhiviranja (godina)

Mogućnost pretrage po kreiranim dodatnim poljima

Pretraga po nazivu zakačenog dokumenta

Pretraga po sadržaju zakačenog dokumenta 6. Modul integra Modul za direktno integrisanje u Integrisani sistem UPRAVA4ME koji obezbjeđuje modularnost i jedinstvenost baze podataka po pitanju zaduženja i uplata tj glavne knjige. Predviđeno je da se unosom predviđenih modula u okviru pisarnice direktno popunjava i veze dokumentacija ko i podaci za potencijalna zaduženja obveznika u sistemu TAX4ME.

Sinhronizovanost rada korisnika sistema da omogući nesmetan rad sa strane dijela pisarnice i pregleda dokumenata sa strane korisnika u Upravi lokalnih javnih prihoda opštine Herceg Novi. 7. Modul porkom Modul koji je sinhrnonizovan i omogućava zaduženja po modulima za obveznike u sistemu TAX4ME. Omogućava korišćenje jedinstvenih korisnika iz sistema TAX4ME kao i korisnika u Upravi lokalnih javnih prihoda opštine Herceg Novi. Zaduženja koja nastaju kao posledica rada u pisarnici moraju biti smješteni u istoj bazi kao i bazični moduli TAX4ME. 8 Osnovne funkcionalnosti Sistema za upravljanje dokumentima Funkcionalno tehnički zahtjevi

Sistem podržava efektivnu organizaciju i klasifikaciju dokumenta, predmeta i akata Sistem podržava automatizovanu distribuciju i razmjenu dokumenata, predmeta i akata Sistem podržava brzo pronalaženje dokumenta, predmeta i alata na osnovu definisanih parametara pretraživanja

Sistem podržava elektronsko organizovanje papirne arhive u sistemu

Sistem podržava efikasno praćenje izmjena i verzionisanje dokumenata, predmeta i akata (uvid u sve kreirane verzije definisano po korisničkim ulogama)

Sistem posjeduje mogućnost definisanja podataka koji su dostupni na uvid zaposlenima (u zavisnosti od dodijeljene uloge korisniku sistema)

Kontrolu pristupa dokumentaciji i predmetima u sistemu - definisanu po korisničkim ulogama

Kreiranje radnih tokova i poslovnih procesa pa potrebe praćenja toka procesa predmeta

Sposobnost sistema da spriječi pristup, pregled i promjene podataka ili aplikacija neautorizovanim licima

Napredan modul za administraciju, promjene poslovnih procesa, izmjena podataka, brisanje podataka, itd.)

Prava kreiranja, izmjene, uvida i brisanja dokumenata, predmeta i akata definisana na nivou radnog mjesta korisnika sistema

Mogućnost sistema da na osnovu definisanih rokova čuvanja određenog dokumenta, predmeta i akata (na osnovu Liste kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja), automatski izvrše određene promjene na samom dokumentu (npr. obriše dokument u potpunosti, obriše skenirani dokument iz sistema, pri čemu ključni podaci ostaju u sistemu)

Sistem mora omogućiti posebne skupove metapodataka (atributa) za svaki tip dokumenta, predmeta i akta. Pristup svakom od metapodataka u dokumentu, predmetu i aktu treba da bude određen na nivou korisničkih uloga koje se dodjeljuju zaposlenima

Obrada, čuvanje podataka, omogućavanje uvida u podatke i korištenje podataka mora biti u skladu sa propisima kojima se reguliše zaštita ličnih podataka.

Podržano skeniranje i indeksiranje papirnih dokumenata

Podržano automatsko dohvatanje dokumenata iz foldera u lokalnoj mreži

Mogućnost uvoza emailova

Podržan neograničen broj zabilješki po dokumentu

Podržan neograničen broj elektronskih foldera, tipova dokumenata i ključnih riječi

Sistem treba da ima integrisanu funkcionalnost kalendara za potrebe validacije i preračunavanja rokova.

Podržano potpuno pretraživanje teksta i metapodataka istovremeno

Sistem mora koristiti centralizovanu bazu podataka i svi potrebni podaci trebaju biti dostupni svim korisnicima sa odgovarajućim pravima pristupa u realnom vremenu

Sistem treba da omogućiti prihvatanje podataka sa email-a skeniranih podatka, digitalnih podataka iz izvornih formulara te da podržava konverziju informacija iz papirnih dokumenata u elektronski format skeniranjem (najmanje: pdf, tif, jpeg i png)

Sistem treba da omogući pohranu sadržaja u višestrukim formatima, uključujući najmanje

•MS WORD (DOC, DOCX) i formatima drugih Office alata (npr. CSV, XLS, XLSX, PPT, PPTX, i drugi)

•PDF

•JPEG

•PNG

Sistem treba da podrži:

•Unos metapodataka

•Pohranu metapodataka za svaki dokument

•Povezivanje sa odgovarajućim dokumentom/ima.

Sistem treba da podrži pretraživanje i pronalazak dokumenata i povezanih predmeta na osnovu;

•Opštih kriterijuma,

•Ciljnih kriterijuma,

•Atributa,

•Ključnih riječi

Sistem treba da podrži optičko prepoznavanje karaktera Sistem treba biti u stanju da pohranjuje i vrši pregled dokumenta u višestrukim formatima, bez instalacije dodatnih softvera

Sistem treba da podrži mogućnosti izvještavanja i analitike:

•Korisnicima •Sadržaju

•Greškama

Skeniranje

Sistem mora posjedovati servis za:

•optičko prepoznavanje karaktera cijelog dokumenta (puni OCR),

•optičko prepoznavanje karaktera zona dokumenta (zonalni OCR)

Ponuđeni DMS sistem treba da obezbijedi podršku za skeniranje dokumenata, kako pojedinačnih dokumenata tako i masovno skeniranje veće grupe dokumenata.

Sistem za skeniranje dokumenata u okviru ponuđenog Sistema za upravljanje dokumentima treba da podržava rad sa brzim skenerima i treba da podržava rad sa svim poznatim proizvođačima skenera (da bude nezavisan od proizvođača skenera).

Izlazni formati skeniranja moraju biti minimalno pdf.

Upravljanje

Sistem mora da omogući indeksiranje ključnih riječi dokumenta Point-and-Click akcijom korisnika

Sistem mora da obezbijedi uvoz i kreiranje novih verzija za pojedine dokumente na način da sve verzije dokumenta budu vidljive

Sistem mora da obezbijedi pregled dokumenata na grafički način; Sa organizovanim folderima i podfolderima.

Sistem mora da obezbijedi skladištenje svih vrsta i veličina sadržaja (dokument i drugo), bez ograničenja po tipu i količini kao i bez instalacije alternativnih softverskih rješenja.

Procesi

Sistem za upravljanje dokumentima treba da podrži mogućnost generičkog definisanja neograničenog broja poslovnih procesa u sistemu, njihovo izvršavanje kao i kontrolu izvršavanja istih.

Ponuđeni Sistem za upravljanje dokumentima treba da obezbijedi mogućnost definisanja tokova dokumenata za svaki tip dokumenta, kao i za svaki tip predmeta.

Workflow modul Sistema za upravljanje dokumentima treba da omogući definisanje rokova izvršenja za pojedine aktivnosti, grupe aktivnosti kao i za cijeli proces;

Mogućnost notifikacije slanjem e-mail poruke o pristiglim radnim zadacima za korisnika. Mogućnost upozorenja (u aplikaciji ili slanjem e-mail poruke) odgovornima za predmet o trenutnom statusu procesa, eventualnim kašnjenjima, odnosno nasilnim prekidima toka izvršavanja procesa i da podržava internu notifikaciju u pogledu kreiranja novih zadataka za pojedine korisnike;

Sistem za upravljanje dokumentima treba da omogući korisnicima pregled svojih zadataka - lista zadataka (Worklist) za svakog korisnika sistema za aktivnosti pokrenutih procesa koji treba da se izvrše, sa svim potrebnim akcijama (prihvati zadatak, završi, preraspodjela zadataka, itd.)

Mogućnost praćenja trenutnog stanja procesa koji se izvršavaju. Treba omogućiti i praćenje procesa grafički sa izdvojenim prikazom aktivnosti u kojoj se proces nalazi;

Workflow modul treba da obezbijedi i mogućnost izvršavanja ad-hoc workflow procesa. Kroz ovu opciju bira se sljedeći učesnik u procesu i obezbjeđuje rutiranje dokumenata

Sistem treba da omogući pregled podataka o izvršenim procesima, vremenima i svim učesnicima svake aktivnosti u procesu

Arhitektura

Arhitektura sistema mora da bude modularna, da omogućava nadogradnju sistema.

Softversko rješenje za upravljanje dokumentima treba da bude realizovano kao višeslojna klijent/server aplikacija.

Klijentski dio arhitekture treba da bude realizovan tako da se kao klijent koristi standardni web browser (čitač).

Ponuđeno rješenje treba da bude nezavisno od baze podataka, tj. da se može instalirati na poznatim bazama podataka bez izmjena koda aplikacije.

Izvještavanje

Sistem treba da omogući standardno izvještavanje o kancelarijskom poslovanju i napredna izvještavanja potrebna rukovodiocima organizacionih jedinica, uporedbe između organizacionih jedinica, njihovih dijelova tj. manjih jedinica, odnosno individualnih zaposlenika po definisanim parametrima učinka, za unaprijed zadani period

Ponuđeni Sistem za upravljanje dokumentima treba da ima sistem za kreiranje i izvršavanje izvještaja.

Sistem treba da omogući izvještavanje o izvršenim i procesima u toku.

Sistem treba da obezbijedi izvještavanje o događajima u sistemu (Event Audit).

Sistem treba da obezbijedi alat za samostalno kreiranje izvještaja koji podrazumijeva okruženje za kreiranje izvještaja i ubacivanje izvještaja u sistem

Administracija

Sistem minimalno treba da osigura mogućnost administracije:

•Korisnika i grupa korisnika.

•Privilegija u sistemu na nivou definisanih struktura i dodjelu privilegija grupama korisnika.

•Definisanje tipova dokumenata i predmeta i njihovih atributa.

•Definisanje skladišta dokumenata i načina pristupa.

•Pregled statusa procesa u sistemu. •Izvršavanje administrativnih akcija nad procesima.

Ponuđeni sistem treba da podrži mogućnost definisanja hijerarhijske organizacije korisnika u sistemu koja odgovara organizaciji Naručioca. Tako definisana organizacija treba da omogući dodjelu privilegija i radnih zadataka funkcijama u okviru te organizacije u skladu sa pravilima procesa i hijerarhijskom strukturom

Sistem treba da omogući definisanje prava pristupa sistema do nivou pojedinačnog dokumenta

Sistem treba da obezbijedi mogućnost definisanja različitih nivoa pristupa sistemu do nivoa pojedinačnog dokumenta (čitanje, izmjene...) NAPOMENA Izvorni kod softvera TAX4ME, vlasništvo je preduzeća B-ONE” doo iz Podgorice i svaki potencijalni ponuđač mora da dostavi potvrdu, ugovor ili drugi dokument kojim se na nedvosmislen način dokazuje da je sa B-ONE” doo regulisao sva prava na pristup i korišćenje izvornog koda ili baze podataka softvera TAX4ME. Ponuđač je obavezan dostaviti najmanje 2 (dvije) potvrda o izvršenju istih ili sličnih usluga koje su potvrđene od strane pravnih lica- naručilaca posla izdatih u poslednjih (5) godina. Potvrde ponuđača nose maksimalno 20 bodova. Boduju se potvrđene reference ponuđača na kvalitetnom i uspješnom izvršavanju istih ili sličnih usluga iz oblasti unapređenja , razvoja navedenih modula. Maksimalan broj bodova po ovom parametru (20) dodijelit će se ponuđaču koji ponudi najveći broj dokaza koji ispunjavaju navedeni uslov. Pod istim ili sličnim poslovima podrazumjevaju se usluge izrade sistema za upravljanje dokumentima koji su sinhronizovani sa softverom za rad u lokalnoj upravi za unapređenje, kontrolu i naplatu poreza i naknada lokalnoj upravi, razvijenih u tehnologiji u kojoj je izrađen postojeći informacioni sistem JAVA SPRING FRIMEWARK, ANGULAR 9, BAZA PODATAKA MYSQL, BIRT REPORTING.Bodovi za ostale ponuđače utvrdit će se po sledećoj formuli: K = (Kp/Kmax) x 10; K - broj bodova, Kmax – najveći broj dokaza koji ispunjavaju navedeni uslov, Kp - ponuđeni broj dokaza koji ispunjavaju navedeni uslov. | 1 komplet

Vrsta predmeta: Usluge

CPV: 98300000 - Razne usluge

Vrsta postupka: Jednostavna nabavka

Službenik za javne nabavke: Zorica Begović

Kontakt: Zorica Begović

Datum objave: 2023-11-09 09:00:00

Napomena

-------------------------------------------------------------

Procijenjena vrijednost nabavke: 16000 EUR

-------------------------------------------------------------

ROKOVI

Početak podnošenja: 09.11.2023 09:00

Kraj podnošenja: 15.11.2023 09:00

Datum otvaranja: 15.11.2023 09:00

Rok za donošenje odluke: 20.12.2023 14:00