Izgradnja i implementacija dokument menadžment sistema

Naziv: AGENCIJA ZA SPRJEČAVANJE KORUPCIJE

PIB: 11005607

E-mail: kabinet@antikorupcija.me

Telefon: 020/447-702, 202/447-723

Fax: 020/234-082

Internet adresa: https://www.antikorupcija.me

Adresa: Ulica Kralja Nikole 27/V

Grad: Podgorica

Poštanski broj: 81000

-------------------------------------------------------------

OSNOVNI PODACI

Opis predmeta javne nabavke

Izgradnja i implementacija dokument menadžment sistema

TEHNIČKA SPECIFIKACIJA PREDMETA NABAVKE

1. Izgradnja i implementacija dokument menadžment sistema | Opis zahtjeva: DMS mora biti zasnovano na višeslojnoj klijent-server arhitekturi.

Klijentska web aplikacija mora da radi u okruženju aktuelnih web pretraživača.

DMS sistem treba da podržava rad sa relacionim bazama najnovijih verzija.

DMS sistem mora da omogući da se sve nadogradnje sistema obavljaju bez ozbiljnijih zastoja i prekida u tekućem radu.

DMS treba da sadrži mogućnost smanjivanja grešaka i povećavanja produktivnosti naprednom automatizacijom.

DMS mora imati mogućnost procesa upravljanja dokumentima.

DMS treba da ima mogućnost automatizacije radnih procesa.

DMS treba da ima mogućnost napredne pretrage parametra i podataka na svim nivoima.

DMS treba da ima mogućnost da pristup podacima kroz pretragu bude veoma brz i da se podaci brzo učitavati. Korisnici sistema treba da pristupe DMS-u unosom kombinacije korisničkog imena i lozinke (username/password).

Korisnici sistema koji pripadaju nekoj grupi korisnika nasleđuju sva prava od te grupe.

DMS sistem mora da ima mogućnost ograničenog vremena trajanja sesije rada. DMS sistem mora da ima sistem za definisanje dozvola i rola za pristup određenoj vrsti predmeta ili dokumenta, na nivou korisnika i na nivou grupe korisnika. DMS sistem mora omogućiti integraciju sa standardnim Microsoft e-mail proizvodom kao što je MS Exchange, koje koristi Naručilac Integracija DMS sistema sa drugim softverskim rješenjima treba biti podržana preko API-ja.

Ponuđeno softversko rješenje mora biti bazirano na najnovijim verzijama najpoznatijih relacionih baza podataka, kao što su npr. MySQL, MicrosoftSQL, Oracle ili slično. DMS sistem ne smije da ima ograničenja po pitanju fo¬rma¬ta fajlova koji se unose u aplikaciju i čuvaju u elektronskoj arhivi DMS treba da ima mogućnost da može da sačuva i arhivira e-mail direktno u sistem.

DMS treba da ima sistem No¬ti¬fi¬ka¬cije preko koga će se korisnicima sistema proslijeđivati različite informacije i obavještenja o promjenama koje se događaju nad odgovarajućim do¬kumentima, predmetima. FUNKCIONALNI ZAHTJEVI ZA IMPLEMENTACIJU DMS SISTEMA DMS sistem treba da omogući Naručiocu: Unos i digitalizaciju papirnih dokumenata, povezivanje meta podataka sa odgovarajućim di¬gitalizovanim dokumentom.

Dijeljenje elektronskih dokumenata u okviru organizacione strukture Naručioca, slanje dokumentacije van orga¬ni¬za¬cione strukture, i praćenje statusa i kretanja dokumenata i predmeta u okviru Agencije za sprječavanje korupcije. Zajednički rad korisnika sistema nad dokumenatima i predmetima koristeći verzionisanje dokumenata, razmjena po¬ru¬ka u okviru obrade predmeta ili dokumenta. Mogućnost da bez dodatnog programiranja uradi novi ili izmijeni postojeći radni proces (workflow) koji može biti definisan kako nad dokumentom tako i nad predmetom koji u sebi može imati vise dokumenata nad kojima se takodje mogu pokrenuti neku radni procesi (workflow). Potrebno je da sistem ima mogućnost integracije sa drugim softverskim rješenjima Naručioca kao na primjer sa ERP sistemom dijelu obrade i kontrole ulaznih računa.

Elektronsko arhiviranje dokumenata i predmeta nakon obrade kao i jednostavnu pretragu sa brzim prikazom traženih dokumenata ili predmeta. DMS sistem treba da ima mogućnost proširivanja, kako u smislu povećanja broja korisnika sistema, ta¬ko i u smislu širenja poslovnih, radnih procesa, proširenja entiteta , labela i meta podataka, za proširivanje opsega rada na eventualno novo klasifikovanim dokumetima ili predmetima, koji bi se radili u DMS. Predmet ove nabavke jeste rje¬šenje koje uključuje sljedeće poslovne procese:

Evidencija ulazne, izlazne i interne dokumentacije;

Obrada ulaznih računa;

Kadrovski dosijei;

Praćenje Ugovora. Evidencijom se vrši poslovni proces prijema, zavođenja i raspodjele ulazne, izlazne i interne dokumentacije Naručioca. Ulazna dokumenta su: izvještaji, propratna dokumentacija, dopisi, računi, ugovori, razni zahtjevi, i dr. Izlazna dokumenta su: pisma, izvještaji, dopisi, zahtjevi, odgovori, i dr. Interna dokumenta su dokumenta koja se interno razmjenjuju kroz sistem Naručioca, a tu spadaju razni zahtjevi, izvještaji, odluke, rješenja, obavještenja i dr. Obrada ulaznih računa je proces prijema i zavođenja ulaznog računa Naručioca, potvrđivanje troška sa unosom meta podataka koji se vezuju za dati račun, odobravanje i prosledjivanje odobrenog računa računovodstvu. U kadrovske dosije otvaraju se predmeti za svakog zaposlenog gdje se ubacuje dokumentacija vezana za tog zaposlenog kao što su: radna knjižica, diplome, sertifikati, ugovori o radu, rješenja o godišnjem odmoru i ostalo.

Praćnje ugovora podrazumijeva evidentiranje ugovora. Za evidenciju ugovora potrebno je da svaki ugovor bude praćen sa odredjenim setom meta podataka kao što su: datum početka i kraja ugovora sa podacima o vrijednosti ugovora i podacima partnera, kao i notifikacija o vremenu trajanja ugovora. FUNKCIONALNOST DMS

Ponuđeno DMS rješenje mora da omogući klasifikaciju dokumenata i tipova predmeta.

Za dokumenta potrebno je definisati:

Naziv tipa dokumenta

Moguća stanja obrade

Meta podatke specifične za konkretni tip dokumenta

Numeraciju ili označavanja dokumenta Verzionisanje dokumenata Dodavanje dodatnih dozvola nad dokumentom

Radne procese za tip dokumenta Šabloni (obrasci/templejti) koji služe za automatsko prepoznavanje tipa dokumenta Za predmete potrebno je definisati:

Naziv tipa predmeta

Faze obrade za predmete tog tipa

Radne procese za promjenu radnog toka predmeta

Meta podatke specifične tip predmeta

Numeraciju ili označavanje predmeta Dodavanje dodatnih dozvola nad predmetom Unos fajlova treba biti omogućen:

Skeniranjem papirnog dokumenta

Importom sa desktop ili laptop računara

Importom iz mail-a

Sva dokumenta moraju biti pročitana sa OCR (Optical Character Rcognition).

DMS mora da omogući da se za određene tipove dokumenata koji se često ponavljaju i imaju sta¬nda¬rdizovane forme (rješenje, odluke, ugovori,…) mogu definisanti standardni šabloni (te¬mple¬jti) koji bi se mogli koristiti prilikom kreiranja novih dokumenata. Šablon bi se pokrenuo na određenu akciju korsnika (kao npr. kreiraj dokument iz šablona) i uz pomoć indeksnih podataka sa dokumenta iz DMS inicijalno kreirao i omogućio autorizovanom korisnku da ga ažurira ko¬ri¬ste¬ći neku od svojih aplikacija, Open Office, MS Office (Word, Excel,…), ili neku sličnu aplikaciju. Je¬dan tip dokumenta može da sadrži više različitih šablona. Takođe, wizard za definisanje ša¬blo¬na mora da omogući autorizovanom korisniku koji nema programerska znanja mogućnost da ih sam definiše ili izmijeni.

Ponuđeno DMS rješenje mora imati mogućnost skladištenja podataka o partnerima: državnih firmi i institucija, fizičkih i pravnih lica sa odgo¬varajućim setom podataka (Naziv, Matični i/ili drugi identifikacioni broj, Adrese, Kontakt oso¬be i sl.). Potrebno je omogućiti da se za jedan predmet i/ili dokument, može unijeti više pa-rtne¬ra, koji mogu imati različite uloge na predmetu. U tu svrhu potrebno je omogućiti definisanje sku¬pa vrijednosti (šifarnik) uloga partnera.

Ponuđeno DMS rješenje mora omogućiti dodjelu predmeta i/ili dokumenata u rad na odgo¬varajuću organizacionu jedinicu/sektor i/ili radno mesto u prethodno definisanoj šemi orga¬ni¬za¬ci¬o¬ne strukture. Dodjelom se definiše osnovna autorizacija nad pre-dme¬ti¬ma i/ili dokumentima.

DMS mora da obezbijedi mogućnost da se određeni tipovi dokumenata vode po verzijama. Dakle, ne treba svi tipovi dokumenata po default-u da se vode po verzijama, već je na definiciji tipa do¬kumenta potrebno definisati da li će se dokumenti tog tipa voditi po verzijama. Verzionisanje do¬kumenata treba da radi po sljedećem principu. Prethodne verzije jednoga dokumenta se neće mo¬ći mijenjati, dozvoljeno je samo njihovo pregledanje i to samo određenim korisnicima (mo¬ra¬ju imati pravo za pregled prethodnih verzija dokumenta). Dakle, DMS treba da omogući sta¬nda¬rdne Check-In, Check-out, View, Edit, Publish i Delete functionalnosti nad dokumentima i nji¬ho¬vim verzijama. Za vrijeme dok je dokument u stanju Check-Out, potrebno je da jasno bude ozna¬če¬no i vidljivo kod koga je taj dokument (da bude označen drugačijom bojom ili nekim grafičkim si¬mbo¬lom). Za svaku verziju dokumenta mora se evidentirati ko je i kada kreirao verziju i šta je pro¬mi¬je¬njeno. Takođe, dok je dokument odjavljen, samo autor (i oni koje autor dokumenta dodatno ovla¬sti) može da pristupi toj verziji, dok svi ostali korisnici (koji imaju prava) mogu vidjeti sve pre¬thodne verzije. Digitalni arhiv treba da predstavlja jedinstveni repozitorijum za sve vrste sadrzaja (dokumenta, sli¬ke, video, e-mail, web, kolaborativni sadrzaji....). U tom smislu, ponuđeno DMS rješenje mora da obe¬zbijedi i prihvat svih formata fajlova, kao što su: PDF, DOCX, DOC, XLS, MPEG, MP3, AVI, JPEG, TIFF,... itd.

DMS mora imati preglednik svih skeniranih ili običnih dokumenata i fajlova, koji bi omogućiti korisnicima da vide bilo koji format fajlova u tekućim formama.

DMS mora da obezbijedi podršku u radu sa dokumentacijom koja nije u elektronskom obliku – evi¬denciju o fizičkim lokacijama originalnih dokumenata, i to u odgovarajućoj strukturi (zgrada-soba-ormar-polica itd.). Dakle, ponuđeno DMS rješenje mora da omogući i evidenciju lokacija pre¬dme¬ta/dokumenata u fizičkoj arhivi.

DMS mora da obezbijedi puni funkcionalni kapacitet u pretraživanje svih fajlova / dokumenata u punom tekstu po sadržaju unutar fajlova / dokumenata ili bilo kom odabiru i više meta podataka.

DMS treba da omogući funkcionalnosti saradanje (collaborative functions) koja uključuje:

Zajedničke radne kalendare

Workflow-e bazirane na poslovnim pravilima i procedurama

E-mail notifikacije

E-mail korespodenciju

Razmjenu poruka (javno i privatno) i obavještavanje putem elektronske oglasne table

Zajednički rad na radnim zadacima

DMS treba da omogući kreiranje podsjetnika. Podsjetnici će moći da se kreiraju sa bilo koga do¬ku¬me¬nta ili predmeta u sistemu (uslov je da korisnik ima pravo pokretanja akcije za kreiranje po¬dsjetnika). Po kreiranju podsjetnika potrebno je unijeti određene podatke koji podsjetnik de¬fi¬n¬išu. Takođe, na objektu podsjetnika postoji opcija upisa podsjetnika u radni kalendar apli¬ka¬ci¬je.

Radni kalendar predstavlja objekat koji je vidljiv svim korisnicima sistema u skladu sa njihovom auto¬rizacijom. Upis podataka u radni kalendar treba da se vrši preko kreiranja podsjetnika sa oda¬branom opcijom upisa u radni kalendar. Podaci upisani u radni kalendar takođe treba da po¬tpadaju pod osnovnu autorizaciju u DMS. Svaki od podataka vezan je za dokument ili predmet sa koga je podsjetnik kreiran, što znači da korisnik vidi podatak u radnom kalendaru samo ako ima prava da vidi izvorni predmet ili dokument. ADMINISTRACIJA DMS SISTEMA

Ponuđeno DMS rješenje mora da sadrži u okviru samog rješenja modul (alat) za definisanje radnih tokova, pro¬cedura i poslovnih pravila (workflow) – Business process manager. Ovaj modul treba da ima mogućnost za definisanje velikog broja različitih radnih tokova i procedura. Izmjena na po¬stojećim radnim tokovima se mora realizovati bez dodatnog programiranja. Nakon de¬fi¬ni¬sa¬nja radnog toka, ponuđeno rješenje treba da omogući kompletno uspostavljanje tog toka, auto¬rizaciju od strane definisanih korisnika, uslove i pravila za promjenu faza radnog toka, kao i na¬dzor nad uspostavljenim tokom. Kroz poslovna pravila treba da se inicijalno definišu faze kroz koje predmet može da prođe za vri¬jeme obrade u dokumentacionom sistemu. Na svakoj od faza poslovnog pravila definiše se ko¬ji tipovi dokumenta se mogu kreirati unutar predmeta. Nakon toga treba da se definišu pravila ko¬ja određuju redosljed koraka procedure i uslove pod kojim se to dešava, zatim grananja i sl. Po¬tre¬bno je omogućiti autorizaciju na svakom koraku odnosno fazi poslovnog procesa.

Ponuđeno rješenje za DMS mora omogućiti praćenje životnog ciklusa dokumenata i nuditi mo¬gu¬ćnost za upravljanje, modifikaciju i kreiranje novih tokova. Životni ciklus dokumenata se sastoji od stanja kroz koja mogu dokumenti prolaziti tokom svoje obrade u dokumentacionom sistemu kao i akcija koje omogućavaju prelazak iz jednog stanja u drugo. Na tipu dokumenta definiše se auto¬rizacija dokumenta, moguća stanja dokumenta, dodatni atributi dokumenta i sl.

Na tipu dokumenta treba da se definišu stanja kroz koja dokument može da prođe za vrijeme obra¬de u dokumentacionom sistemu u zavisnosti od procedure/postupka u kojoj se dokument na¬lazi. Takođe, treba da postoji mogućnost definisanja pravila koja određuju iz koga stanja se mo¬že preći u neko drugo stanje. Zatim, treba da bude omogućeno da se definišu svi potrebni po¬jmo¬vi na svakom pojedinačnom stanju tipa dokumenta. Potrebno je odrediti autorizaciju na sta¬njima tipa dokumenta, zatim odrediti da li akcija za prelazak iz jednog stanja u drugo uzrokuje po¬zivanje neke metode (npr. slanje automatkog obavještenja određenom korisniku ili grupi u si-stemu i sl.)

Osim osnovnih atributa nekoga dokumenta/predmeta, DMS treba da obezbijedi mo-gućnost definisanja i dodatnih atributa. Svaki od ovih atributa se može unijeti na odgovarajući na¬čin, u zavisnosti da li je atribut tipa: Text, Number, Radio button, Data/Time, Dialog list, Check¬box, Listbox, Combobox itd...). Ponuđeno rješenje mora da omogući korisničko definisanje brojača za predmete i dokumente i to strukturu brojača i pravila za brojanje.

Ponuđeno rješenje mora da omogući korisničko kreiranje pogleda (view), pri čemu korisnicima mo¬ra biti omogućeno da samostalno definišu kolone koje će pogled prikazivati, nazive kolona, kao i željeno sortiranje. Ovako definisane pogleda je potrebno autorizovati, tj. omogućiti do¬dje¬lji¬vanje prava za pristup.

Potrebno je obezbijediti odgovarajuće pretrage po predmetima i dokumentima, i to kako po me¬tapodacima, tako i po sadržaju indeksiranih dokumenata. Takođe, potrebno je omogućiti i kre¬iranje ad-hoc upita kombinujući više kriterijuma i logičkih operatora.

Za prikazane liste predmeta i dokumenata, dobijene filtriranjem po pogledima ili pretraživanjem, se mora omogućiti export u minimalno csv i xml format.

Ponuđeno rješenje mora imati poseban modul za administraciju i upravljanje korisničkim na¬lo¬zi¬ma, definiciju autorizacije (grupe, role), definiciju i ažuriranje organizacione strukture, kao i po¬de¬ša¬vanje osnovnih parametara i šifarnika aplikacije. AUTORIZACIJA I ZAŠTITA

DMS treba da obezbijedi i kompletno praćenje evidencija događaja i istorijata promjena (akcija) koji su se obavljali nad dokumentima (error, exception, event log, audit trail). Potrebno je da se evi¬dentiraju svi događaji nad predmetima i dokumentom pri čemu se upisuje korisnik, vrijeme i kra¬tak opis akcije. Zaštitna šema DMS-a treba da omogući rad na sljedeći način:

Svi zaposleni u organizacionoj jedinici/sektoru mogu da vide sve predmete i dokumente koji su si¬gni¬rani na organizacionu jedinicu/sektor, ili samo one koje su signirane na konkretno radno mje¬sto (mogućnost podešavanja).

Nacrt dokumenta mogu da vide samo autori dokumenta.

Nacrt dokumenta mogu da vide sve ovlašćene osobe, kad im prava dodijeli autor do¬ku¬me¬nta.

Svi mogu da ažuriraju samo dokumente čiji su autori ili su dobili posebno ovlašćenje auto¬ra dokumenta.

Pisarnica može da vidi sve ulazne i izlazne dokumente.

Svaki zaposleni vidi samo svoje dokumente.

Svaki zaposleni ažurira samo svoje dokumente.

Nadređeni vidi svoje dokumente i dokumente svojih podređenih.

Rukovodilac organizacione jedinice vidi sve dokumente za tu organizacionu jedinicu/sektor.

Pored rukovodioca organizacione jedinice, sve dokumente podređenih mogu da vidi i ovla¬šćene osobe (koje nisu u signirnom planu – ali su dodatno ovlašćene).

Nadređeni može da ažurira svoje dokumente i dokumente svojih podređenih. Rukovodilac organizacione jedinice vidi sve dokumente i može da ažurira sve dokumente.

Pored rukovodioca organizacione jedinice/sektora, dokumente podređenih mogu da ažuriraju i ovla¬šće¬ne osobe.

DMS treba da omogući i ad-hoc dodjeljivanje prava pristupa određenim dokumentima i pre¬dme¬tima bez obzira na tip zaštite i organizacionu strukturu. Autor dokumenta ili odgovorna osoba za pre¬dmet treba da ima mogućnost da, za određeni dokument ili predmet dodijeli prava čitanja ili ažu¬riranja bilo kom autorizovanom korisniku (bez obzira na organizacionu strukturu). | 1 komad

Vrsta predmeta: Usluge

Vrsta postupka: Jednostavna nabavka

Službenik za javne nabavke: Jelena Dajković

Kontakt: +382 20 44 77 23

Datum objave: 2022-06-16 14:30:00

Napomena

-------------------------------------------------------------

Procijenjena vrijednost nabavke: 19999 EUR

-------------------------------------------------------------

ROKOVI

Početak podnošenja: 16.06.2022 14:30

Kraj podnošenja: 21.06.2022 09:30

Datum otvaranja: 21.06.2022 09:30

Rok za donošenje odluke: 01.07.2022 14:00