Razvoj i instaliranje softvera za elektronsko upravljanje dokumentima

Naziv: AKREDITACIONO TIJELO CRNE GORE

PIB: 02687810

E-mail: atcg@t-com.me

Telefon: 020/246-279

Fax: 020/246-283

Internet adresa: akreditacija.me

Adresa: Bulevar Revolucije 66

Grad: Podgorica

Poštanski broj: 81000

-------------------------------------------------------------

OSNOVNI PODACI

Opis predmeta javne nabavke

Razvoj i instaliranje softvera za elektronsko upravljanje dokumentima

TEHNIČKA SPECIFIKACIJA PREDMETA NABAVKE

1. Razvoj i instaliranje softvera za elektronsko upravljanje dokumentima | Opis zahtjeva: ● Softversko rješenje mora biti zasnovano na višeslojnoj klijentsko-serverskoj arhitekturi i mora funkcionisati u mrežnom okruženju, koja mora da bude u potpunosti skalablina. ● Ponuđeno rješenje mora da podržava rad na svim Windows, Linux i Mac operativnim sistemima koji su u upotrebi u organizaciji. ● Aplikacija za skeniranje dokumentacije mora da podržava rad na svim Windows 7 i novijim Windows operativnim sistemima koji su u upotrebi u organizaciji. ● Klijentska web aplikacija mora da radi u okruženju aktuelnih web pretraživača. ● Ponuđeno softversko rješenje mora da podržava rad sa standardnim sistemima za upravljanje relacionim bazama podataka (RDBMS), kao što su MySQL, Oracle, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, ili ekvivalentnim. Troškove licenci za odabranu bazu podataka snosi Ponuđač. ● Softversko rješenje mora da pruži mogućnost za rad klijentima koji koriste standardan PC na kojima je instaliran najmanje 32-bitni operativni system. ● Softversko rješenje mora biti dostupno intranet ili internet korisnicima, pri čemu se moraju poštovati sigurnosni zahtjevi koji su navedeni u ovoj tehničkoj specifikaciji. ● Softversko rješenje mora pratiti istorijat (verzije) sadržaja u bazi (Auditing) i meta podataka (koji takođe moraju biti smješteni u bazi). ● DMS mora da omogući konverziju spiskova dokumenata, predmeta i sačuvanih rezultata upita pretraživanja u XLS/XML/CSV format. ● DMS sistem mora da omogući da se sve nadogradnje sistema obavljaju bez ozbiljnijih zastoja i prekida u tekućem radu. ● DMS treba da sadrži mogućnost smanjivanja grešaka i povećavanja produktivnosti naprednom automatizacijom. ● Softversko rješenje mora da vrši validaciju prije smještanja podataka u relacionu bazu što uključuje i sljedeće: ○ Validaciju unesenih podataka kao što su: dozvoljeni opseg vrijednosti, jedinstvenost šifri, ID-jeva itd; ○ Omogućiti izbor samo postojećih

i validnih vrijednosti iz šifarnika (tamo gdje je potrebno da se koriste – referencijalni integritet); ○ Modifikaciju šifarnika od strane korisnika sa odgovarajućim pravima; ○ Validaciju svih unijetih šifara; ○ Provjeru sintaksne ispravnosti određenih podataka tamo gdje je to potrebno i moguće; ○ Validacija veće količine podataka mora se sprovoditi na sloju poslovne logike softverskog rješenja; ○ Korišćenje klijentske validacije gdje god je to moguće. ● Softversko rješenje mora da obrađuje greške nastale prilikom rada sa bazom na sljedeći način: ○ Prikaz poruke koja opisuje nastalu grešku i nudi akciju koja će eventualno omogućiti njeno uklanjanje (ukoliko je moguće); ○ Mogućnost da se nastavi sa radom ukoliko je greška nastala u toku validacije podataka; ○ Prikaz informacija o svim podacima koji nisu prošli validaciju; ○ Izvršiti sve neophodne validacije nad podacima koji se prosleđuju u jednoj transakciji bez obzira na broj grešaka. ● Korisnici sistema treba da pristupe DMS-u unosom kombinacije korisničkog imena i lozinke (username/password). ● DMS sistem mora da ima mogućnost ograničenog vremena trajanja sesije rada. ● Softversko rješenje mora da omogući unos korisnika, korisničkih uloga (rola) i korisničkih grupa u sistem. ● DMS sistem mora da ima sistem za definisanje dozvola i rola za pristup određenoj vrsti predmeta ili dokumenta, na nivou korisnika i na nivou grupe korisnika. ● Korisnici sistema koji pripadaju nekoj grupi korisnika nasleđuju sva prava od te grupe. ● DMS mora imati mogućnost procesa upravljanja dokumentima. ● DMS treba da ima mogućnost automatizacije radnih procesa. ● DMS treba da ima mogućnost napredne pretrage parametra i podataka na svim nivoima. ● Softversko rješenje treba da ima mogućnost pretrage dokumentacije po sadržaju (OCR) bez obzira na koji način je dokument dodat u sistem. ● DMS treba da ima mogućnost da pristup podacima kroz pretragu bude veoma brz i da se podaci brzo učitavaju. ● DMS s

istem ne smije da ima ograničenja po pitanju formata fajlova koji se unose u aplikaciju i čuvaju u elektronskoj arhivi. ● Softversko rješenje treba da nudi mogućnost unosa dokumenata uploadom, skeniranjem ili putem šablona. ● Softversko rješenje mora da ima mogućnost potpisivanja dokumenata korišćenjem digitalnog sertifikata. Korisnici treba da imaju mogućnost upotrebe bilo kojeg sertifikata (token, lična karta…) kao i odabira prikaza potpisa (samo sertifikat, ručni potpis uz sertifikat i sl.). ● DMS rješenje treba da ima mogućnost verzionisanja dokumenata. ● Softversko rješenje mora da bude parametrizovano, i da pruža podršku za čuvanje potrebnih tipova i struktura podataka, definisanje i čuvanje pravila tokova i životnih ciklusa u vidu meta podataka. Meta podaci mora da sadrže: ○ Definiciju parametara aplikacije ○ Definiciju struktura podataka ○ Definicije radnih tokova ○ Definiciju dodatnih atributa ● Softversko rješenje mora da ima mogućnost za dodatno definisanje (ad-hoc) potrebnih atributa objekata DMS-a (dokumenti, predmeti i subjekti) i njihovu primjenu u dokumentacionom sistemu bez ikakvog dodatnog programiranja (odnosno da to bude omogućeno i korisnicima koji nemaju nikva programerska znanja i vještine) ● DMS treba da nudi mogućnost izmjene dokumenta iz sistema, odnosno integraciju sa alatom za editovanje dokumenta (npr. Google docs). Korisnici trebaju da imaju mogućnost otvaranja dokumenta u modu za ažuriranje i čuvanje izmjena u DMSu u vidu nove verzije. ● DMS treba da ima sistem notifikacije preko koga će se korisnicima sistema proslijeđivati različite informacije i obavještenja o promjenama koje se događaju nad odgovarajućim dokumentima, predmetima. ● Softversko rješenje treba da ima mogućnost integracije sa postojećim ili spoljnim sistemima i potrebne funkcionalnosti za efikasno praćenje i upravljanje dokumentima. Potrebno je predvidjeti mogućnost povlačenja podataka iz spoljnih sistema (ukoliko je potrebno) ili pružanja podataka

spoljnim sistemima - interfejs za preuzimanje podataka iz određenog informacionog sistema - API (Application Programming Interface) koji omogućava interakciju između različitih softverskih aplikacija. FUNKCIONALNI ZAHTJEVI ZA IMPLEMENTACIJU DMS SISTEMA DMS sistem treba da omogući Naručiocu: ● Unos i digitalizaciju papirnih dokumenata, povezivanje meta podataka sa odgovarajućim digitalizovanim dokumentom. ● Dijeljenje elektronskih dokumenata u okviru organizacione strukture Naručioca, slanje dokumentacije van organizacione strukture, i praćenje statusa i kretanja dokumenata i predmeta u okviru ATCGa. ● Zajednički rad korisnika sistema nad dokumenatima i predmetima koristeći verzionisanje dokumenata, razmjena poruka u okviru obrade predmeta ili dokumenta. ● Mogućnost da bez dodatnog programiranja uradi novi ili izmijeni postojeći radni proces (workflow). ● Potrebno je da sistem ima mogućnost integracije sa drugim softverskim rješenjima Naručioca. ● Elektronsko arhiviranje dokumenata i predmeta nakon obrade kao i jednostavnu pretragu sa brzim prikazom traženih dokumenata ili predmeta. ● DMS sistem treba da ima mogućnost proširivanja, kako u smislu povećanja broja korisnika sistema, tako i u smislu širenja poslovnih, radnih procesa, proširenja entiteta, labela i meta podataka. FUNKCIONALNOST DMS Ponuđeno DMS rješenje mora da omogući klasifikaciju dokumenata i tipova predmeta. Upravljanje dokumentima: ● Unos dokumenata je potrebno omogućiti na više načina: uploadom iz računara, skeniranjem, putem predefinisanih šablona. ● Prilikom kreiranja dokumenta potrebno je omogućiti odabir tipa dokumenta kao i unos metapodataka za dokument po kojima se kanije lakše može pretražiti dokumentacija. Takođe, potrebno je omogućiti unos dodatnih atributa za dati tip dokumenta. ● Osim osnovnih atributa nekog dokumenta/predmeta koji su definisani na samom dokumentu ili na tipu dokumenta, DMS mora da omogući da se mogu definisati i dodatni atributi. Svaki od ovih atributa se može

definisati u bilo kom stanju tipa dokumenta tako da se prilikom njegovog kreiranja određuje njegov naziv kao i način upisa podataka u njega (u zavisnosti da li je atribut tipa: Text, Number, Radio button, Data/Time, Dialog list, Checkbox, Listbox, Combobox itd...). Ne smije da postoji ograničenje u broju atributa ni na dokumentu ni na folderu/predmetu. ● DMS mora da omogući dodjeljivanje dokumenta određenim nosiocima saglasno korisničkoj grupi i autorizaciji korisnika. Korisnička grupa mora da sadrži skup ovlašćenih autorizovanih korisnika koji su kompetentni za rad sa određenim dokumentima. Ukoliko je neki dokument signiran na nekog nosica/korisničku grupu, tada treba da se nalazi u zoni odgovornosti svih ovlašćenih osoba koje su odgovorne za njegovo rješavanje, obradu ali i sam pristup. ● DMS mora da obezbijedi podršku u radu sa dokumentacijom koja nije u elektronskom obliku – evidenciju o fizičkim lokacijama originalnih dokumenata, i to u odgovarajućoj strukturi (zgrada-soba-ormar-polica itd.). Dakle, ponuđeno rješenje mora da omogući i evidenciju lokacija predmeta/dokumenata u fizičkoj arhivi. ● DMS mora da obezbijedi mogućnost da se određeni tipovi dokumenata vode po verzijama. Verzionisanje dokumenata treba da radi po sljedećem principu - Verzionisanje dokumenta mogu raditi korisnici koji za to imaju dodijeljena prava. Prilikom unosa nove verzije nije potrebno unositi metapodatke već se oni vuku sa prve verzije dokumenta. Izmjena metapodataka se vrši posebno. Dakle, uneseni podaci za prvu verziju važe za sve naredne verzije dokumenta. Verzijama jednoga dokumenta se može jednostavno pristupiti, dozvoljeno je njihovo pregledanje, preuzimanje, brisanje i to samo određenim korisnicima koji imaju dodijeljena prava za to. DMS mora da omogući standardne Check-In, Check-out, View, Edit, Publish i Delete funkcionalnosti nad dokumentima i njihovim verzijama. Za vrijeme dok je dokument u stanju CheckOut potrebno je da jasno bude označeno kod koga je taj dokument (da bude označ

en drugačijom bojom ili nekim grafičkim simbolom) kako bi se osiguralo da isti dokument ne može mijenjati više osoba u istom trenutku. Za svaku verziju dokumenta mora se evidentirati ko je i kada kreirao verziju i šta je promijenjeno. ● Svaki dokument može imati i svoje priloge pa je iz tog razloga kroz DMS sistem potrebno obezbijediti dodavanje priloga koji se vežu za konkretan dokument i jasno su u sistemu naznačeni kao prilozi. Svaki prilog može imati svoje metapodatke. ● Potrebno je omogućiti potpisivanje dokumenata korišćenjem digitalnog sertifikata. Korisnici treba da imaju mogućnost upotrebe bilo kojeg sertifikata (token, lična karta…) kao i odabira prikaza potpisa (samo sertifikat, ručni potpis uz sertifikat i sl.). ● DMS mora da omogući podršku u radu i prihvat svih vrsta datoteka (fajlova), kao što su: PDF, DOCX, MPEG, MP3, MP4, AVI, JPEG, TIFF, itd. ● Sva dokumenta moraju biti pročitana sa OCR (Optical Character Rcognition) bez obzira da li su u sistem dodata uploadom iz računara, skeniranjem ili putem šablona. ● Napredna pretraga dokumenata i predmeta mora raditi osim po OCRu i po svim atributima i metapodacima u sistemu. Mora postojati mogućnost preuzimanja rezultata pretrage. ● Svaki folder i dokument u DMS sistemu može imati više statusa na osnovu kojih će se korisnicima jasno staviti do znanja da li je folder obrađen/zatvoren ili je u toku obrada, kao i da li je dokument u statusu obrade ili je konačna verzija koju nije moguće dodatno mijenjati. Unosom dokumenta isti treba da ima status koji će korisnicima jasno staviti do znanja da je dokument u fazi obrade a za konačnu verziju dokumenta treba da postoji opcija da se isti objavi, što će značiti da dokument nije moguće dalje mijenjati. ● Za svaki dokument u DMS sistemu je potrebno omogućiti: izmjenu dokumenta, izmjenu metapodataka, promjenu statusa, unos verzija, unos priloga, preuzimanje, brisanje, unos podsjetnika za dokument, prosljeđivanje/slanje dokumenta unutar Organizacije, arhiviranje. O

ve funkcionalnosti su dostupne korisnicima koji imaju dodijeljena prava za to. ● Ukoliko je dokument potrebno poslati van Organizacije, korisnicima će biti omogućeno slanje dokumenta mailom, gdje će imati mogućnost unosa primaoca maila, teksta i sadržaja poruke, dok će sami dokument biti automatski dodat kao prilog maila. ● Za svaki dokument i njegovu verziju korisnicima koji imaju dodijeljena prava za to će biti omogućen unos komentara. ● DMS mora da omogući funkcionalnost upravljanja zapisima, tj. da obezbijedi i osigura da se sadržaj dokumenata koji su postali zapisi neće izmijeniti tokom čitavog perioda čuvanja tih dokumenta u DMS-u. ● DMS treba da predloži sve dokumente za izlučenje (uklanjanje) iz DMS-a u skladu sa njihovim propisanim periodom čuvanja (a usaglašeno sa zakonom i pravilima čuvanja određenih kategorija dokumentacione građe) i da te spiskove dokumenata posle verifikacije i njihovog uklanjanja čuva u DMS-u. Za sve predmete koji su arhivirani potrebno je omogućiti unos roka čuvanja u arhivi kako bi sistem nakon tog roka predložio predmet za izlučenje. ● DMS mora da omogući da se za određene tipove dokumenata koji se često ponavljaju i imaju standardizovane forme (rješenje, odluke, ugovori) mogu definisanti standardni predefinisani šabloni (templejti) koji bi se mogli koristiti prilikom kreiranja novih dokumenata. Šablon bi se pokrenuo na određenu akciju korisnika koji za to ima dodijeljena prava u sistemu (kao npr. kreiraj dokument iz šablona) i uz pomoć indeksnih podataka sa dokumenta iz DMS inicijalno kreirao. Jedan tip dokumenta može da sadrži više različitih šablona. Takođe, wizard za definisanje šablona mora da omogući autorizovanom korisniku, koji nema programerska znanja, mogućnost da ih sam definiše ili izmijeni. Prilikom definisanja šablona omogućiti korisnicima koji za to imaju dodijeljena prava da tačno definišu polja u šablonu (naziv polja, tip polja, da li je obavezno ili opciono polje) pri čemu je potrebno osim osnovnih ti

pova polja kao što su tekstualno polje, numeričko polje, datumsko polje i sl. omogućiti i unos tabela u okviru šablona. Za sva polja koja je moguće definisati u šablonu potrebno je uraditi odgovarajuće validacije. ● Omogućiti opciju za slanje dokumenta subjektu/klijentu koja je dostupna samo za arhivske foldere i izlazna dokumenta, dakle dokumenta koja arhiva šalje strankama. Ovdje je potrebno da se jasno navede koji dokument je poslat stranki, koji datum je u pitanju, kao i koji je način slanja dokumenta (pošta, kurir, dhl…). Za dokumenta koja se šalju povratnicom potrebno je jasno navesti podatke sa povratnice (ko je preuzeo pošiljku, kada i sl.). ● Softversko rješenje za DMS mora da obuhvati softver za skeniranje, koji se takođe mora izvršavati kroz veb pregledač (web browser). Mora postojati funkcija za skeniranje papirnih dokumenata i njihovo automatsko pohranjivanje u sistem i definisanjem određenih metapodataka. Aplikacija za skeniranje mora biti povezana sa skenerom, putem standardnih TWAIN drajvera. Metapodaci su podaci koji opisuju dokument, a njihovo definisanje bi trebalo ostaviti kao mogućnost naručiocu. Softver mora imati mogućnost za definisanje metapodataka uz skenirani dokument, kao i mogućnost pretraživanja po tim metapodacima. DMS mora da ima mogućnost za smanjenjem i povećanjem veličine stranice skenirane slike (zoom-in/zoom-out), kao i za osvjetljenjem i zatamnjenjem skenirane slike. Upravljanje predmetima: ● DMS treba da omogući kreiranje strukture foldera, gdje se podrazumijeva unos foldera sa dokumentacijom koja se arhivira i zavodi u djelovodne knjige (arhivski folder) kao i kreiranje foldera sa dokumentima koji se ne zavode. Takođe, potrebno je omogućiti i retroaktivan unos predmeta i dokumenata u sistem. Unos dokumentacije koja se zavodi (arhivskog foldera) podrazumijeva definisanje brojača na osnovu kojeg će se vršiti brojanje i označavanje dokumenata u djelovodnoj knjizi. ● Prilikom kreiranja predmeta/foldera potrebno je omogućiti odabir ti

pa foldera kao i unos metapodataka za folder po kojima se kanije lakše mogu pretražiti folderi. Takođe, potrebno je omogućiti unos dodatnih atributa za dati tip foldera. ● Pri unosu metapodataka za folder sva polja u formi moraju biti jasno naglašena sa oznakom za obavezna/opciona polja. Moraju se raditi odgovarajuće validacije za sva obavezna polja kao i tipove polja (datumsko polje, numeričko polje i sl.). ● Digitalni arhiv treba da predstavlja jedinstveni repozitorijum za sve vrste sadrzaja (dokumenta, sli¬ke, video, e-mail, web, kolaborativni sadrzaji....). U tom smislu, ponuđeno DMS rješenje mora da obe¬zbijedi i prihvat svih formata fajlova, kao što su: PDF, DOCX, DOC, XLS, MPEG, MP3, AVI, JPEG, TIFF,... itd. ● DMS mora imati preglednik svih skeniranih ili običnih dokumenata i fajlova, koji bi omogućiti korisnicima da vide bilo koji format fajlova u tekućim formama. ● DMS mora da omogući evidentiranje, klasifikaciju, definisanje osnovnog registra (baze) dokumenata i predmeta. Pod ovim se podrazumijeva uspostavljanje aktivne baze dokumenata i predmeta. U bazu će se unositi dokumenti ili predmeti sa osnovnim skupom atributa koji ih karakterišu. Prilikom unosa osnovnih podataka o dokumentima, po definisanom automatizmu će svaki dokument dobiti identifikacionu i klasifikacionu oznaku u skladu sa važećim pravilima i sistemom označavanja. Aktivna zbirka dokumenata će sadržati informacije o svim dokumentima koji se nalaze u sistemu. ● DMS mora da omogući evidenciju svih dokumenata, zatim mogućnost da se po odgovarajućem principu dokumenti mogu grupisati u predmete, kao i mogućnost da se vrši grupisanje više predmeta i/ili dokumenata u dosije (folder). Predmeti, dakle, čine skup dokumenata, i za njih se određuju određena poslovna pravila koja se kasnije implementiraju na sve dokumente koji su u njih svrstani. ● Predmet u DMS sistemu mora da predstavlja strukturu koja u sebi objedinjuje više dokumenata grupisanih po određenom kriterijumu. Predmet mora da ima posebnu au

torizaciju, koja definiše koji korisnici i uloge u DMS imaju prava čitalaca ili autora. Predmet mora da bude instanca radnog toka ili postupka, odnosno poslovne procedure. Dokument naslijeđuje karakteristike predmeta, ali može imati i sopstvene. ● DMS mora da omogući upotrebu različitih šifarnika (subjekti, mjesta, ključne riječi, i sl.). Prilikom unosa osnovnih podataka o svakom pojedinačnom dokumentu, treba da se koriste opšti šifarnici subjekata, mjesta, kao i ostali šifarnici tipova i vrste dokumenata, ključnih riječi i sl. ● DMS mora da omogući dodjeljivanje predmeta određenim nosiocima saglasno korisničkoj grupi i autorizaciji korisnika. Korisnička grupa mora da sadrži skup ovlašćenih autorizovanih korisnika koji su kompetentni za rad sa određenim predmetima. Ukoliko je neki predmet signiran na nekog nosica/korisničku grupu, tada treba da se nalazi u zoni odgovornosti svih ovlašćenih osoba koje su odgovorne za njegovo rješavanje, obradu ali i sam pristup. ● Organizaciona struktura mora da predstavlja elemente autorizacije jer dokumentu/predmetu na osnovu toga mogu pristupiti samo oni korisnici koji imaju definisna prava (kao autori ili čitaoci), što treba da u potpunosti bude usaglašano sa poglavljem koje govori o autorizaciji i zaštiti. ● Za svaki folder u DMS sistemu je potrebno omogućiti: izmjenu, promjenu statusa, brisanje, preuzimanje cijelog foldera. Ove funkcionalnosti su dostupne korisnicima koji imaju dodijeljena prava za to. ● Ponuđeno DMS rješenje mora da sadrži centralizovanu arhivu čiji je sadržaj (content) dostupan, na osnovu definisane autorizacije, svim autorizivanim korisnicima. Centralno (fizičko) arhiviranje se koristi za arhiviranje dokumenata i podataka, pri čemu se indeksni podaci o dokumentima/predmetima arhiviraju u logičkoj arhivi (database), dok sami dokumenti smeštaju u fizičku arhivu, i uvek su dostupni u zavisnosti od prava pristupa koje su dodeljeni korisnicima. Digitalni arhiv predstavlja jedinstveni repozitorijum za sve vrs

te sadržaja (dokumenta, slike, video, e-mail, web, kolaborativni sadržaji....). DMS mora da obezbijedi unos tačne arhivske lokacije predmeta/dokumenta (zgrada-soba-ormar-polica itd.). Dakle, ponuđeno rješenje mora da omogući i evidenciju lokacija predmeta/dokumenata u fizičkoj arhivi. DMS treba da omogući funkcionalnosti saradanje (collaborative functions) koja uključuje: ● Radne kalendare ● Workflow-e bazirane na poslovnim pravilima i procedurama ● E-mail notifikacije ● Slanje dokumenata putem e-maila direktno iz istema ● Razmjenu poruka (javno i privatno) i obavještavanje putem elektronske oglasne table ● Zajednički rad na radnim zadacima ● Kreiranje podsjetnika. Podsjetnici će moći da se kreiraju sa bilo koga dokumenta ili nezavisno od dokumenta (uslov je da korisnik ima pravo pokretanja akcije za kreiranje podsjetnika). Po kreiranju podsjetnika potrebno je unijeti određene podatke koji podsjetnik definišu. Takođe, na objektu podsjetnika postoji opcija upisa podsjetnika u radni kalendar aplikacije. ● Radni kalendar predstavlja objekat koji je vidljiv svim korisnicima sistema u skladu sa njihovom autorizacijom. Upis podataka u radni kalendar treba da se vrši preko kreiranja podsjetnika sa odabranom opcijom upisa u radni kalendar. MODUL ZA RADNE TOKOVE Ponuđeno DMS rješenje mora da sadrži u okviru samog rješenja modul (alat) za definisanje radnih tokova, procedura i poslovnih pravila (workflow) – Business process model (BPM). Ovaj modul treba da ima mogućnost za definisanje velikog broja različitih radnih tokova i procedura. Izmjena na postojećim radnim tokovima se mora realizovati bez dodatnog programiranja. Nakon definisanja radnog toka, ponuđeno rješenje treba da omogući kompletno uspostavljanje tog toka, autorizaciju od strane definisanih korisnika, uslove i pravila za promjenu faza radnog toka, kao i nadzor nad uspostavljenim tokom. Kroz poslovna pravila treba da se inicijalno definišu faze kroz koje predmet može da prođe za vrijeme obrade u dokumentacionom s

istemu. Na svakoj od faza poslovnog pravila definišu se pravila koja određuju redosljed koraka procedure i uslove pod kojim se to dešava, zatim grananja i sl. Potrebno je omogućiti autorizaciju na svakom koraku odnosno fazi poslovnog procesa. Ponuđeno rješenje za DMS mora omogućiti praćenje životnog ciklusa dokumenata i nuditi mogućnost za upravljanje, modifikaciju i kreiranje novih tokova. Životni ciklus dokumenata se sastoji od stanja kroz koja mogu dokumenti prolaziti tokom svoje obrade u dokumentacionom sistemu kao i akcija koje omogućavaju prelazak iz jednog stanja u drugo. Modul za radne tokove treba da omogući: ● Da korisnici bez programerskog znanja mogu imati mogućnost kreiranja i definisanja radnog toka kroz jednostavan interfejs koji bi se importom dodao u DMS. Kreiranje treba da podrazumijeva definisanje zadataka, uslova i formi u okviru radnog toka. Za svaki od radnih zadataka korisnik treba da ima mogućnost definisanja role, korisnika ili korisničke grupe koja odrađuje zadatak. Takođe, za svaki radni zadatak korisnik treba da ima mogućnost definisanja roka za koji je potrebno odraditi zadatak. Na ovaj način bi se omogućilo da Naručioc ima opciju kreiranja velikog broja radnih tokova kad god je to potrebno, bez dodatne intervencije Ponuđača. ● Nakon definisanja radnog toka, ponuđeno rješenje mora da omogući kompletno uspostavljanje tog toka, autorizaciju od strane definisanih korisnika, uslove i pravila za promenu faza radnog toka, kao i nadzor nad uspostavljenim tokom. ● DMS treba da omogući praćenje neograničeno mnogo dokumenata istog predmeta kroz zajednički radni tok. ● Na radnom toku mora da se inicijalno definišu faze kroz koje predmet može da prođe za vrijeme obrade u dokumentacionom sistemu. Na svakoj od faza radnog toka definiše se redoslijed koraka procedure i uslove pod kojim se to dešava, zatim grananja, korisnici i korisničke role koje učestvuju u radnom toku i sl. Potrebno je omogućiti autorizaciju na svakom koraku odnosno fazi radnog toka

. ● U okviru radnog toka tačno su precizirani radni zadaci koji se izvršavaju, kao i korisnici, korisničke grupe ili role koje učestvuju u radnom toku. ● Softversko rješenje za DMS mora omogućiti praćenje životnog ciklusa dokumenata i nuditi mogućnost za upravljanje, modifikaciju i kreiranje novih tokova. Životni ciklus dokumenata se sastoji od stanja kroz koja mogu dokumenti prolaziti tokom svoje obrade u dokumentacionom sistemu kao i akcija koje omogućavaju prelazak iz jednog stanja u drugo. Na tipu dokumenta definiše se autorizacija dokumenta, moguća stanja dokumenta, dodatni atributi dokumenta i sl. ● Pokretanje radnog toka treba da bude moguće iz bilo kojeg foldera u sistemu. Za jedan folder ili predmet treba da se omogući pokretanje neograničeno mnogo radnih tokova. ● Pokretanjem radnog toka korisnici koji su definisani samom procedurom, treba redom izvršavaju radne zadatke. Nakon što jedan korisnik ili grupa korisnika odradi svoj zadatak, predmet treba da pređe u sljedeći status i narednom korisniku stigne zadatak na obradu. Koraci i zadaci u radnom toku treba prethodno da se definišu kada se takođe odrede i korisnici, role ili grupe korisnika koji učestvuju u radnom toku. ● Korisnici koji imaju pravo uvida u radni tok treba da mogu u svakom trenutku da vide u kojem je statusu radni tok, kod kojeg korisnika je trenutni zadatak, kao i da pregledaju cijelu istoriju radnog toka koja uključuje spisak radnih zadataka, odrađenih aktivnosti od strane korisnika i slično. ● Omogućiti da radni tok može prekinuti i / ili obrisati osoba s odgovarajućim pravima. ● Platforma treba da omogući odobravanje dokumenta kroz radni tok. ● U DMS-u mora da bude omogućeno da se sa bilo koga dokumenta ili predmeta može kreirati i poslati radni zadatak (pod uslovom da korisnik ima pravo po autorizaciji da pokrene akciju za definisanje novog radnog zadatka) odabranom korisniku ili grupi korisnika u sistemu. ● Slanje zadatka mora da bude povezano sa sistemom za obavještavanje i tako?

?e integrisano sa mail sistemom. Potrebno je omogućiti da jedan zadatak može biti dodijeljen većem broju korisnika. ● Ponuđeno rješenje mora da sadrži mogućnost definisanja zadataka za više korisnika, pri čemu je moguće podesiti - opredijeliti da će se aktivnosti korisnika na radnom zadatku izvoditi paralelno ili serijski (gdje treba voditi računa i o definiciji redoslijeda izvođenja aktivnosti tj. redoslijeda rada korisnika na zadatku). ● Ponuđeno rješenje treba da sadrži mogućnost definisanja forme radnog zadatka, gdje korisnik koji kreira radni zadatak osim što može da bira korisnika ili grupu korisnika koji izvršavaju zadatak, može da kreira formu sa tačno definisanim poljima (polje za unos dokumenta, tekstaualno polje, datumsko polje i sl.). Za svako polje koje definiše kroz formu treba da ima mogućnost definisanja da li je to polje u formi obavezno ili ne. ● Radni zadatak mora da sadrži informaciju sa koga dokumenta ili predmeta je poslat (i može se traženi dokument ili predmet vidjeti kroz radni zadatak). Na ovaj način će veliki broj korisnika DMS-a radne zadatke upotrebljavati za obavljanje svih svojih poslova i aktivnosti kroz dokumentacioni sistem. Radni zadaci treba da sadrže sljedeće atribute: ○ Naziv radnog zadatka; ○ Opis radnog zadatka; ○ Naziv korisnika koji je radni zadatak kreirao; ○ Korisnici kojima se dodjeljuje radni zadatak; ○ Definiciju radnog zadatka - unos polja/atributa koja je potrebno popuniti da bi se odradio zadatak (npr. dokument, komentar, datum i sl.) ○ Datum kreiranja radnog zadatka; ○ Datum zatvaranja radnog zadatka; ○ Status radnog zadatka ● Korisnicima koji za to imaju dodijeljena prava treba omogućiti da radne zadatke dodjeljuju korisniku, po rukovodiocu odjeljenja ili sektora kao i po korisničkim ulogama i korisničkoj grupi. Ukoliko je zadatak dodijeljen jednom sektoru treba omogućiti da jedna osoba iz sektora može preuzeti radni zadatak. ● Za sve radne zadatke, kao i za kompletan radni tok, mora da postoji mogu?

?nost definisanja roka izvršenja. Rokove radnih zadataka i radnih tokova je potrebno jasno istaći dizajnom aplikacije (bojom, statusom). Korisnik čiji rok za radni zadatak ističe treba da bude obaviješten notifikacijom (aplikativno i na mail) o isteku roka. ● DMS sistem mora da omogući jasne i brze preglede zadataka po korisnicima, rokovima, statusima, a u skladu sa autorizacijom rokovodilaca. ● DMS mora da omogući preraspodjelu radnih zadataka sa osobe koja trenutno nije u mogućnosti iz bilo kog razloga da ih obavlja na drugu osobu koja treba da preuzme zadatak. ● Definisanje tipova i statusa zadataka u DMS rešenju mora da bude parametrizovano, tj. da se definišu kroz odgovarajući korisnički interfejs. ● Osim što može biti vezan za određeni predmet/dokument, sistem mora da omogući i kreiranje, praćenje i izvršavanje radnih zadatka bez obaveze da budu vezani za predmet/dokument. MODUL REGISTRI U okviru usluga predviđenih ovom nabavkom potrebno je implementirati softverski modul/module koji treba da omoguće kompletnu, funkcionalnu, efikasnu, pouzdanu i bezbjednu softversku podršku za aktivnosti ATCG koje se odnose na vođenje registara i evidencija. Modul Registri kao jedan od modula programskog sistema (softverskog rješenja), mora da obezbijedi preduslove za efikasnost, funkcionalnost, kvalitetno upravljanje podacima, dokumentima i informacijama, a kroz automatizaciju, standardizaciju i izvještavanje, omoguće i poboljšanu kontrolu poslovanja i upravljanja aktivnostima iz nadležnosti ATCG. Modul Registri mora da omogući kontrolisan i autorizovan pristup elektronskim registrima i evidencijama od strane zaposlenih koji su zaduženi za njihovo vođenje, kao i generisanje različitih izvještaja iz tih registara i evidencija. Izabrani ponuđač je obavezan da, u saradnji sa Naručiocem, u početnoj fazi realiacije projekta izvrši detaljnu analizu i specifikaciju potrebnih izvještaja koji će se generisati iz softverskog rješenja za modul Registri. Modul Registri treba biti sastav

ni dio informacionog sistema ATCG, koji mora biti direktno povezan i integrisan sa sistemom za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima. Modul Registri mora biti integrisan sa sistemom za upravljanje dokumentima i njegovim funkcionalnostima na taj način da se dokumenta koja su u vezi sa predmetnim evidencijama i registrima prikazuju na istoj prezentacionoj formi (HTML stranici) u ovom softverskom modulu, a čuvaju se u sistemu za upravljanje dokumentima. Detaljan opis registara je dat u projektnom zadatku. MODUL ZA IZVJEŠTAVANJE Članovi ATCG imaju potrebu da pristupaju dokumentaciji iz centralizovane baze podataka koja će uz same dokumente sadržati i ostale relevantne podatke iz kojih se dalje kreiraju odgovarajući izvještaji. Od izvještaja je potrebno kreirati sljedeće: ● Izvještaj o arhivskim knjigama; ● izvještaj o aktivnostima korisnika; ● Custom izvještaji koji će biti definisani od strane ATCG, gdje bi se tačno navelo što je potrebno da svaki izvještaj sadrži, po kojim kolonama da se omogući filter i u kom formatu je potreban download izvještaja. AUTORIZACIJA I ZAŠTITA ● DMS mora da obezbijedi i kompletno praćenje evidencija događaja i istorijata promjena(akcija) koji su se obavljali nad dokumentima (error, exception, event log, audit trail). Potrebno je da se evidentiraju svi događaji nad predmetima i dokumentom pri čemu se upisuje korisnik, vrijeme i kratak opis akcije. Takođe, potrebno je voditi error log u cilju što efikasnijeg utvrđivanja i otklanjanja grešaka u radu sistema. ● DMS mora da ima poseban administratorski modul za administraciju: ○ Definisanje i administracija korisnika; ○ Definisanje subjekata/klijenata sa svim podacima koji se tiču osnovnih podataka (naziv, PIB, šifra, email i sl) kao i adrese, broja telefona, sjedišta organizacije i sl. Za subjekte je potrebno omogućiti i njihovo uvezivanje (npr. ocjenjivač i sl.) ali i dodavanje dodatnih atributa ukoliko se za to ukaže potreba; ○ Definisanje organizacione strukture koja je se kori

sti za osnovnu autorizaciju; ○ Definisanje svih uloga (rola) koje korisnici mogu imati u sistemu i dodjela istih određenom korisniku ili grupi korisnika; ○ Definisanje dozvoljenih tipova predmeta i dokumenata koji se mogu kreirati u dokumentacionom sistemu; ○ Definisanje dodatne autorizacije koje određeni korisnik ili grupa korisnika ima na određenom radnom toku, odnosno konkretnom predmetu i/ili dokumentu ili u tek u određenoj fazi životnog ciklusa; ○ Definisanje brojača (načina klasifikovanja, označavanja i brojanja predmeta ili dokumenata). ● DMS treba da omogući kompletno upravljanje korisničkim rolama i privilegijama, tako da se može kreirati neograničen broj rola a da svaki korisnik može imati više dodijeljenih rola. Svakom room je potrebno da se upravlja ponaosob, odnosno da se za svaku rolu posebno preciziraju resursi i prava u sistemu. ● DMS treba da omogući da se nad svim operacijama u sistemu može posebno upravljati preko korisničkih rola, korisničkih grupa ili korisnika. ● Zaštitna šema DMS-a mora da omogući rad na sljedeći način: ○ Za sve foldere u sistemu je potrebno omogućiti upravljanje privilegijama. Treba da bude omogućeno da se privilegije dodijele korisniku ili grupi korisnika. Za folder je potrebno omogućiti dodavanje sljedećih privilegija: ■ Pregled foldera; ■ Izmjena foldera; ■ Preimenovanje foldera; ■ Kreiranje podfoldera; ■ Brisanje foldera; ■ Izmjena privilegija nad folderom. Pregled treba da bude obavezna privilegija za korisnike kojima je dodijeljeno pravo nad folderom. U zavisnosti od ovdje uključenih privilegija, korisnici treba da imaju ili nemaju navedene opcije. Svakog korisnika ili grupu korisnika je moguće ukloniti sa spiska privilegija za dati folder, odnosno izmijeniti njegove privilegije. ○ Za sva dokumenta u sistemu je potrebno omogućiti upravljanje privilegijijama. Treba da bude omogućeno da se privilegije dodijele korisniku ili grupi korisnika. Za dokument je potrebno omogućiti dodavanje sljedećih privilegija:

■ Pregled dokumenta; ■ Izmjena dokumenta; ■ Unos i pregled komentara na dokument; ■ Unos verzija dokumenta; ■ Izmjena privilegija nad dokumentom. Pregled treba da bude obavezna privilegija za korisnike kojima je dodijeljeno pravo nad dokumentom. U zavisnosti od ovdje uključenih privilegija, korisnici treba da imaju ili nemaju navedene opcije. Svakog korisnika ili grupu korisnika je moguće ukloniti sa spiska privilegija za dati folder, odnosno izmijeniti njegove privilegije. ○ Za radne tokove u sistemu je potrebno omogućiti upravljanje privilegijijama. Treba da bude omogućeno da se privilegije dodijele roli ili grupi korisnika. Za radni tok je potrebno omogućiti dodavanje sljedećih privilegija: ■ Pregled radnog toka; ■ izmjena/izrada radnog toka ○ Svi korisnici jedne korisničke grupe mogu da vide sve predmete i dokumente koji su signirani na tu korisničku grupu; ○ Autor dokumenta uvijek može da vidi svoja dokumenta; ○ Nacrt dokumenta mogu da vide sve ovlašćene osobe – kad im prava dodijeli autor dokumenta; ○ Svi mogu da ažuriraju samo dokumente čiji su autori ili su dobili posebno ovlašćenje autora dokumenta; ○ Arhivari mogu da vidi sve arhivirane dokumente; ○ Svaki zaposleni vidi samo dokumente za koje ima dodijeljena prava pregleda; ○ Svaki zaposleni ažurira samo dokumente za koje ima dodijeljena prava izmjene tj. ažuriranja; ○ Rukovodilac organizacione jedinice vidi sve dokumente koji su naznačeni na njegovu organizacionu jedinicu; ○ Pored rukovodioca organizacione jedinice, sve dokumente podređenih iz te organizacione jedinice mogu da vidi i ovlašćene osobe (koje su dodatno ovlašćene); ○ Pored rukovodioca organizacione jedinice, dokumente podređenih mogu da ažuriraju i ovlašćene osobe. ○ Bez obzira na implementaciju modela zaštite, dokument može da se ažurira samo u određenim stanjima, koje zavisi prije svega od njegovog životnog ciklusa, odnosno poslovnih pravila. Poseban aspekt u implementaciji zaštite od neovlašćenog pristupa je po

vjerljivost dokumenta. Povjerljive dokumente (u pogledu na tip zaštite) mogu da vide samo ovlašćeni korisnici. Dokument preuzima stepen povjerljivosti predmeta kome pripada. ○ Pored toga, postoji i posebno ovlašćenje koje privilegovanim korisnicima omogućava pristup svim dokumentima bez obzira na tip zaštite. Autor dokumenta može da, bez obzira na izabrani tip zaštite ili signirni plan, na određenom dokumentu dodijeli prava čitanja ili ažuriranja drugoj osobi - korisniku. Ukoliko to izvede na nivou predmeta, to može važi za sve dokumente tog predmeta. Ako dodijeli prava samo na dokumentu, važi samo za taj dokument. ● Poželjno, ali ne obavezno, bi bilo da DMS omogući da se dokumenti i predmeti mogu proglasiti povjerljivim, tj. sa se mogu dodijeliti određeni stepeni tajnosti (u skladu sa definisanim stepenima, npr. povjerljivo, strogo povjerljivo, poslovna tajna, državana tajna) i shodno tome određeni sistem autorizacije korisnika. ● DMS mora da omogući i ad-hoc dodjeljivanje prava pristupa određenim dokumentima i predmetima bez obzira na tip zaštite i organizacionu strukturu. Autor dokumenta ili odgovorna osoba za predmet treba da ima mogućnost da, za određeni dokument ili predmet dodijeli prava čitanja ili ažuriranja bilo kom autorizovanom korisniku (bez obzira na organizacionu strukturu). ● DMS sistem mora da omogući korisnicima da, u vrijeme odsustva, mogu svoje radne zadatke prebaciti drugom korisniku sistema. MOBILNA APLIKACIJA U okviru ponude za DMS sistem potrebno je uvrstiti i ponudu za mobilnu aplikaciju koja bi korisnicima sistema dala mogućnost pregleda dokumentacije i osnovnih akcija nad dokumentima: preuzimanja, upload-a, brisanja, slanja mailom i sl. Mobilna aplikacija bi korisnicima sistema omogućila da u bilo kojem momentu mogu da pristupe dokumentaciji sa svog telefona i pregledaju status istih. Mobilnu aplikaciju treba razviti za Android platformu-isporučuje se samo android verzija u obliku apk fajla kojim će izvođač da dokaže da je završio posao. Apli

kacija će biti dostupna interno korisnicima ATCG i nema potrebe da se objavljuje na store-ovima. Tehnički, ta aplikacija će se povezati sa serverima ATCG i na taj način će funkcionisati cijeli sistem.Osim navedenog, neophodno je da ponudjač izradi WEB platformu koja će krajnjim korisnicima odnosno posjetiocima sajta https://www.akreditacija.me dati mogućnost online prijava za akreditaciju.Detaljan opis Web platforme dat je kroz projektni zadatak. Osim navedenog Ponuđač treba da uradi plan održivosti informacionog sistema koji se uspostavlja što podrazumijeva implementaciju sigurnosnih mjera na različitim nivoima (Fizičku zaštitu, Mrežnu zaštitu, Sistemski nivo, Aplikativni nivo, Korisnički nivo, Upravljanje incidentima i kontinuitet poslovanja) kako bi se osigurala zaštita od različitih prijetnji i rizika. Ovi nivoi su detaljnije opisani u projektnom zadatku. Razvoj i funkcionalnost DMS treba da prati sve zahtjeve navedene u projektnom zadatku a koji se tiču opštih projektnih zahtjeva i uslova, baze podataka i arhitekture, funkcionalne i tehničke karakteristike, faza u implementaciji, hardverske platforme, softvera, UX pravila, strategije testiranja, obuka i treninga, garantnog roka, održavanja sistema i uslova plaćanja. Ponuđeno rješenje ne smije imati skrivene troškove godišnjeg obnavljanja licence osnovnog i pratećeg softvera aplikacije i alatki ili licenciranja po količini korisnika ili obima poslova. Izvorni (source) kod sofrverskog rješenja se mora predati Klijentu po završetku ugovorenih usluga. | 1 komplet

Vrsta predmeta: Usluge

CPV: 72000000 - IT usluge: konsalting, izrada softvera, Internet i podrška

Vrsta postupka: Otvoreni postupak

Službenik za javne nabavke: Aleksandra Raičević

Kontakt: 067 550 106

Datum objave: 2024-12-30 12:00:00

Napomena

-------------------------------------------------------------

Procijenjena vrijednost nabavke: 50000 EUR

-------------------------------------------------------------

ROKOVI

Početak podnošenja: 30.12.2024 12:00

Kraj podnošenja: 30.01.2025 09:00

Datum otvaranja: 30.01.2025 09:00

Rok za donošenje odluke: 31.03.2025 15:00